Postępowanie ID: 878503 : Zapytanie ofertowe dotyczące sporządzenia wniosku o dofinansowanie, studium wykonalności oraz pozostałej dokumentacji na potrzeby aplikowania o dofinansowanie projektu polegającego na wprowadzeniu nowych funkcjonalności na stronach poznan.pl oraz Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Poznania, w ramach działania 1.4 "Rozwój e-usług i e-zasobów publicznych w ramach ZIT" Programu Operacyjnego Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027

Nr sprawy: KPRM-II.041.1.2024

Zapytanie ofertowe

1. Opis przedmiotu zamówienia:

Przedmiotem zamówienia jest sporządzenie wniosku o dofinansowanie, studium wykonalności oraz pozostałej dokumentacji na potrzeby aplikowania o dofinansowanie projektu polegającego na wprowadzeniu nowych funkcjonalności na stronach poznan.pl oraz Biuletynu Informacji Publicznej Miasta Poznania, w ramach działania 1.4 "Rozwój e-usług i e-zasobów publicznych w ramach ZIT" Programu Operacyjnego Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027.

Opis projektu znajduje się w załączniku.

Do obowiązków Wykonawcy należeć będzie sporządzenie dokumentów niezbędnych do aplikowania (dokumentacji aplikacyjnej) w ww. konkursie, tj. w szczególności:

- wniosku o dofinansowanie,

- studium wykonalności,

- analizy potrzeb (jeśli dotyczy),

- załącznika dot. oddziaływania   na środowisko oraz zasady DNSH (jeśli dotyczy),

- wniosku do uzyskania zaświadczenia organu odpowiedzialnego za monitorowanie obszarów Natura 2000, wniosku do uzyskania deklaracji organu odpowiedzialnego za gospodarkę wodną (jeśli dotyczy).

Finalna lista dokumentów niezbędnych do złożenia aplikacji będzie wynikała z regulaminu konkursu.

Wniosek o dofinansowanie, studium wykonalności oraz ww. dokumenty muszą  być zgodne z wytycznymi oraz regulaminem konkursu, który będzie ogłoszone 25 marca 2024 r. (zgodnie z harmonogramem naboru wniosków opublikowanym na stronie internetowej: https://wrpo.wielkopolskie.pl/dowiedz-sie-wiecej-o-programie/funduszeeuropejskie-dla-Wielkopolski-2021-2027/harmonogram-naborow-wnioskow-2 – na dzień sporządzenia niniejszego Zapytania ofertowego wersja aktualna harmonogramu jest z 21.12.2023 r.).

Wniosek o dofinansowanie, studium wykonalności oraz ww. dokumenty muszą wpisywać się w Szczegółowy Opis Priorytetów Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 i Kryteria Wyboru Projektów w zakresie Europejskiego Funduszu Rozwoju Regionalnego (EFRR) w ramach Programu Fundusze Europejskie dla Wielkopolski 2021-2027 – aktualna dokumentacja jest dostępna na stronie https://wrpo.wielkopolskie.pl/.    

2. Termin wykonania zamówienia:

Wniosek o dofinansowanie – do 60 dni kalendarzowych od ogłoszenia rozpoczęcia naboru w ramach działania FEWP.01.04,

Studium wykonalności – do 45 dni kalendarzowych od ogłoszenia rozpoczęcia naboru w ramach działania FEWP.01.04,

Okres przygotowania dodatkowej dokumentacji powinien uwzględniać czas niezbędny na wydanie zaświadczeń przez instytucje zewnętrzne w terminie umożliwiającym ich prawidłowe złożenie oraz uwzględniając prawidłowe przygotowanie zarówno studium wykonalności jak i wniosku o dofinansowanie.

3. Warunki udziału w postępowaniu oraz sposób ich weryfikacji:

1) Podmiot składający ofertę musi funkcjonować na rynku minimum 3 lata;

2) O udzielenie zamówienia mogą ubiegać się Wykonawcy, którzy nie podlegają wykluczeniu na podstawie art. 7 ust. 1 ustawy z dnia 13 kwietnia 2022 r. o szczególnych rozwiązaniach w zakresie przeciwdziałania wspieraniu agresji na Ukrainę oraz służących ochronie bezpieczeństwa narodowego (Dz.U. 2023 poz. 129).

Ocena spełniania warunków udziału w postępowaniu dokonana będzie w następujący sposób: spełnia / nie spełnia.

Złożenie oferty przez Wykonawcę będzie uznane przez Zamawiającego jako spełnienie warunków udziału w postępowaniu.

Zgodnie z art. 233 § 1 i § 6 kodeksu karnego, za składanie fałszywych oświadczeń zawierających nieprawdę lub zatajających prawdę, mających służyć za dowód w postępowaniu sądowym lub w innym postępowaniu prowadzonym na podstawie ustawy, grozi odpowiedzialność karna w wymiarze od 6 miesięcy do 8 lat pozbawienia wolności.

4. Opis kryteriów wyboru oferty najkorzystniejszej:

Jedynym kryterium oceny ofert będzie ich cena brutto. Zamówienie zostanie udzielone Wykonawcy, który zaproponuje w ramach oferty najniższą cenę.

 5. Opis sposobu przygotowania oferty:

    1) Niniejsze postępowanie prowadzone jest w języku polskim.

    2) Wykonawcy ponoszą wszelkie koszty związane z przygotowaniem i złożeniem oferty.

    3) Dokumenty sporządzone w języku obcym składa się wraz z tłumaczeniem na język polski.

    4) Oferta i wszystkie inne wymagane oświadczenia muszą być złożone poprzez wypełnienie interaktywnego formularza

    poniżej.

    5) Każdy Wykonawca może złożyć tylko jedną ofertę w odpowiedzi na Zapytanie ofertowe.

    6) Wykonawcy składają ofertę zgodnie ze wszystkimi wymaganiami określonymi w Zapytaniu ofertowym.

    7) Opis sposobu obliczenia ceny oferty:

    a) Cena netto + podatek VAT = cena brutto

    b) Cena podana w formularzu musi obejmować całkowity koszt wykonania przedmiotu zamówienia oraz wszelkie koszty

towarzyszące, konieczne do poniesienia przez Wykonawcę z tytułu realizacji zamówienia i uwzględniać wszystkie czynności

związane z prawidłową i terminową realizacją zamówienia.

    c) Ostateczna cena zadeklarowana w ofercie musi zawierać prawidłową stawkę podatku VAT oraz musi być wyrażona w

złotych z dokładnością do setnych części złotego, tj. do drugiego miejsca po przecinku.

    d) Obowiązująca stawka podatku VAT 23%.

6. Zasady płatności:

1) Płatność wynagrodzenia dokonywana będzie przez Zamawiającego na podstawie faktury prawidłowo wystawionej na 

Miasto Poznań, Biuro Koordynacji Projektów i Rewitalizacji Miasta, Pl. Kolegiacki 17, 61-841 Poznań, NIP 2090001440.

2) Zamawiający jest zobowiązany do dokonania płatności w terminie do 21 dni od daty otrzymania prawidłowo

wystawionej faktury, przelewem na rachunek bankowy podany przez Wykonawcę w fakturze.

3) Zapłata wynagrodzenia należnego Wykonawcy dokonana zostanie z zastosowaniem mechanizmu podzielonej

płatności, o której mowa w art. 108a ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług oraz zgodnie

z poniższymi postanowieniami.

4) Wykonawca wskazuje, iż zapłata wynagrodzenia powinna nastąpić na rachunek bankowy, który zostanie wskazany

przez Wykonawcę w dokumentach faktur VAT, wystawionych w związku z wykonaniem niniejszej umowy. Zleceniobiorca

oświadcza, iż powyższy rachunek stanowi rachunek rozliczeniowy w rozumieniu art. 49 ust. 1 pkt 1 ustawy z dnia 29

sierpnia 1997 r. Prawo bankowe i znajduje się w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT, o którym mowa w art.

96b ust. 1 pkt. 2) ustawy z dnia 11 marca 2004 r. o podatku od towarów i usług.

5) Jeśli wskazany przez Zleceniobiorcę rachunek bankowy nie będzie rachunkiem rozliczeniowym i nie będzie wskazany

w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT, o których mowa ust. 4, wówczas Zleceniodawca wstrzyma płatność

do czasu przedstawienia przez Zleceniobiorcę prawidłowego rachunku w ramach skorygowanej faktury VAT i poinformuje

Zleceniobiorcę o takim wstrzymaniu płatności i jego przyczynach.

6) Zleceniodawca nie będzie ponosić wobec Zleceniobiorcy odpowiedzialności  w przypadku zapłaty wynagrodzenia po

terminie, spowodowanej nieposiadaniem lub niewskazaniem rachunku rozliczeniowego i niezgodnością numeru rachunku

bankowego wskazanego w elektronicznym wykazie czynnych podatników VAT. 

7) W przypadku wystawienia faktury elektronicznej Zleceniodawca przyjmie od Zleceniobiorcy ustrukturyzowane faktury

elektroniczne przesłane za pośrednictwem Platformy Elektronicznego Fakturowania zgodnie z przepisami ustawy z dnia 9

listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane lub

usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym.

8) Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie faktur elektronicznych na innych zasadach niż określone w ustawie z

dnia 9 listopada 2018 roku o elektronicznym fakturowaniu w zamówieniach publicznych, koncesjach na roboty budowlane

lub usługi oraz partnerstwie publiczno-prywatnym (t.j. Dz. U. z 2020 r., poz. 1666).

9) Od dnia wejścia w życie zapisów ustawy z dnia 16 czerwca 2023 r. o zmianie ustawy o podatku od towarów i usług oraz

niektórych innych ustaw (Dz. U. 2023 poz. 1598), wprowadzającej termin obligatoryjnego obowiązku wystawiania faktur

wyłącznie drogą elektroniczną przy użyciu Krajowego Systemu e-Faktur (dalej „KSeF”), stosuje się  poniższe

postanowienia.

10) Faktura ustrukturyzowana w postaci elektronicznej wystawiona przy użyciu KSeF musi zawierać dane zamawiającego

w strukturze logicznej XSD (schemat FA-2).

11) Zamawiający nie wyraża zgody na otrzymywanie wizualizacji faktury ustrukturyzowanej drogą mailową, skanem,

faxem lub innym komunikatorem za wyjątkiem niedostępności lub awarii KSeF, zgodnie z art. 106 ne ust. 1 i 4 ustawy o

podatku od towarów i usług oraz w przypadku wskazanym poniżej.

12) W sytuacji wymienionej wyżej wizualizację faktury ustrukturyzowanej wraz z kodem QR oraz numerem

identyfikacyjnym KSeF należy przesłać na adres mailowy wskazany przez Zleceniodawcę niezwłocznie, jednakże nie

później niż 3 dni po ustaniu niedostępności lub usunięciu awarii KSeF fakturę należy przesłać za pośrednictwem systemu

KSeF.

13) Wymagane umową wszelkie załączniki do faktury ustrukturyzowanej należy przesłać w dacie wpływu faktury do KSeF

i nadania numeru identyfikacyjnego KSeF na adres mailowy wskazany przez Zleceniodawcę wraz z wizualizacją faktury

ustrukturyzowanej posiadającej kod QR.

14) Wynagrodzenie płatne będzie przelewem w terminie do 21 dni licząc od dnia następnego po dacie wystawienia faktury

ustrukturyzowanej w systemie KSeF na rachunek bankowy wskazany przez Zleceniobiorcę, który znajduje się w

prowadzonym przez Szefa Krajowej Administracji Skarbowej w wykazie podatników VAT (tzw. białej liście podatników

VAT).

7. Miejsce, termin i forma składania ofert:

Oferty należy składać do dnia 31.01.2024 do godz. 23:59 za pośrednictwem Platformy zakupowej poprzez wypełnienie interaktywnego formularza.

8. Opis procedury:

    1) Po otwarciu ofert Zamawiający dokona oceny złożonych ofert, zgodnie z pkt 4 niniejszego zapytania. Następnie Zamawiający zbada jedynie ofertę, która zostanie najwyżej oceniona.

    2) Zamawiający może zwrócić się o uzupełnienie lub wyjaśnienie treści złożonych dokumentów, poprawić omyłki rachunkowe, pisarskie, inne.

    3) W przypadku stwierdzenia przez Zamawiającego braku spełniania warunków udziału w postępowaniu przez Wykonawcę, który otrzymał najwyższą ilość punktów zgodnie z kryteriami oceny ofert, Zamawiający może zbadać kolejną ofertę.

    4) Zamawiający przewiduje pisemne negocjowanie z wykonawcami cen i innych elementów realizacji przedmiotu zamówienia na równych zasadach, zapewniając porównywalność złożonych ofert.

        5) Zamawiający może unieważnić postępowanie bez podania przyczyny.

9. Klauzula informacyjna z art. 13 i 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO

Zgodnie z art. 13 ust. 1 i ust. 2 Rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych), dalej RODO, informuję, iż:

1) Administratorem danych osobowych jest Prezydent Miasta Poznania z siedzibą przy placu Kolegiackim 17, 61-841

Poznań.

2) Wyznaczono inspektora ochrony danych, z którym można się kontaktować poprzez e-mail: iod@um.poznan.pl lub pisemnie na adres: plac Kolegiacki 17, 61-841 Poznań.

3) Pani/Pana dane osobowe będą przetwarzane na podstawie art. 6 ust. 1 lit. e RODO w związku z wykonaniem zadania realizowanego w interesie publicznym wynikającego z art. 43 i 44 ustawy o finansach publicznych, tj. wybór najkorzystniejszej oferty w związku z przeprowadzeniem postępowania o udzielenie zamówienia, wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

4) Pani/Pana dane zostały przekazane Administratorowi bezpośrednio przez Panią/Pana albo udostępnione Administratorowi przez Wykonawcę

5) Dane po zrealizowaniu celu, dla którego zostały zebrane, będą przetwarzane do celów archiwalnych i przechowywane przez okres niezbędny do zrealizowania przepisów dotyczących archiwizowania danych obowiązujących u Administratora.

6) Osoby, których dane dotyczą, mają prawo do:

a)    dostępu do swoich danych osobowych

b)   żądania sprostowania danych, które są nieprawidłowe

c)  wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania danych – z przyczyn związanych ze szczególną sytuacją osób, których dane są przetwarzane

d)   żądania usunięcia danych, gdy:

·         dane nie są już niezbędne do celów, dla których zostały zebrane

·         dane przetwarzane są niezgodnie z prawem

·         po wniesieniu sprzeciwu, jeśli nie występują nadrzędne prawnie uzasadnione podstawy  przetwarzania

e)    żądania ograniczenia przetwarzania, gdy:

·         osoby te kwestionują prawidłowość danych

·         przetwarzanie jest niezgodne z prawem, a osoby te sprzeciwiają się usunięciu danych

·         Administrator nie potrzebuje już danych osobowych do celów przetwarzania, ale są one potrzebne osobom, których dane dotyczą, do ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń

·         osoby te wniosły sprzeciw wobec przetwarzania danych – do czasu stwierdzenia nadrzędnych interesów Administratora nad podstawę takiego sprzeciwu.

7) Ma Pani/Pan prawo do wniesienia skargi do organu nadzorczego, którym jest Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

8) Podanie danych osobowych jest warunkiem wzięcia udziału w postępowaniuo udzielenie zamówienia wyłączonego spod regulacji ustawy Prawo zamówień publicznych.

9) Dane osobowe nie będą przetwarzane w sposób opierający się wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu.

10) Odbiorcami Pani/Pana danych będą podmioty upoważnione do odbioru danych osobowych na podstawie przepisów prawa lub zawartych umów z administratorem, w tym podmioty zajmujące się obsługą informatyczną administratora.

9. Oświadczenie o wypełnieniu obowiązków informacyjnych RODO

Złożenie oferty przez Wykonawcę jest równoznaczne ze złożeniem oświadczenia, że wypełnił obowiązki informacyjne przewidziane w art. 13 lub art. 14 Rozporządzenia o ochronie danych osobowych RODO wobec osób fizycznych, od których dane osobowe bezpośrednio lub pośrednio pozyskał w celu ubiegania się o udzielenie zamówienia publicznego w niniejszym postępowaniu.

10. Kontakt z Zamawiającym:

W przypadku pytań merytorycznych, należy skontaktować się z Zamawiającym poprzez przycisk "Wyślij wiadomość do zamawiającego".

W przypadkach związanych z obsługą platformy, należy skontaktować się z Centrum Wsparcia Klienta platformy zakupowej Open Nexus czynnym od poniedziałku do piątku w dni robocze, w godzinach od 8:00 do 17:00, tel. 22 101 02 02, e-mail: cwk@platformazakupowa.pl